Zo kan jij als secretaresse ook procesoptimalisatie toepassen

Welkom bij PAsearch - bureau voor werken in management support.
Neem een kijkje op onze website!
Jij als secretaresse weet als geen ander hoe (administratieve) processen eruit zien in de organisatie en waar er eventueel nog efficiency te behalen valt. Volg deze 3 stappen en start direct met procesoptimalisatie. Stap 1 Breng de processen in kaart Wat zijn op jouw afdeling en/of in jouw functie de belangrijkste processen? Welke werkzaamheden nemen daarbij veel tijd in beslag? Het vergaderproces? Voorraadbeheer? Het maken van rapportages? Het is belangrijk om deze eerst inzichtelijk te maken. Schrijf alle stappen op, noteer wie van je collega’s betrokken zijn en welke middelen er evt. worden gebruikt (denk bijvoorbeeld aan de printer/fax? Excel sheets/planningsoverzichten etc. etc. ). Noteer daarbij ook hoe lang het proces ongeveer duurt. Hoe lang moet je bijvoorbeeld op vergaderstukken wachten voordat je het kan versturen? Of hoe lang mag een collega of klant doen om jouw rapportage te bekijken voordat je verder kan? Als dit allemaal inzichtelijk hebt gemaakt, dan kan je overgaan naar de volgende stap. Extra efficiency tip 1: wil je veel tijd besparen en dezelfde stukken tekst niet steeds opnieuw typen? Gebruik dan Snelonderdelen in Word en Outlook. Extra efficiency tip...