Uniform werken heeft een boel voordelen, zoals tijdswinst en lagere werkdruk. Ook neem je gemakkelijk werk van elkaar over en kunnen managers dezelfde kwaliteit verwachten.
Het is dus geweldig als je jullie secretariaat naar dit hogere niveau tilt. Maar waar begin je? Sicco de Ree – docent van de opleiding ‘Secretariaat van de toekomst’ – geeft je een aantal tips.
Uniform werken: begin met deze tips
Leg je processen onder de loep. Ga samen met een aantal collega’s eens na hoe jullie op dit moment werken. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een flowchart: een schematische voorstelling van elke opeenvolgende stap in een proces. Noteer daarbij de tijd die jullie besteden aan elke stap én de wachttijd van anderen. Met deze gevisualisatie bepalen jullie gemakkelijker waar verbetering of digitalisering mogelijk is. Elke minuut die je in een proces bespaart, levert je per jaar veel tijd op.
Extra tip: vaak vergeten we de wachttijd/afhankelijkheid van anderen. Soms heb je bijvoorbeeld feedback of akkoord nodig voordat je verder kan. Vergeet niet om dit mee te nemen in je flowchart en bedenk hoe dat beter kan. Hier is veel tijd te winnen!
Doe eens een secretariaatswedstrijdje. Pak alle...
5 Tips om uniform te werken op het secretariaat