Veel vergaderingen zijn inefficiënt. Maar waarom? Vaak krijgt een praatgrage collega de schuld. Of die manager die nooit iets inleest. Oftewel: een oorzaak waar je vrijwel niets meer aan kunt doen tijdens de vergadering zelf (zonder de stemming te verlagen).
De werkelijke oorzaak ligt echter ver voor de vergadering: de voorbereiding. Ben je toe aan een vlotte vergadering die doet wat het moet doen? Lees dan vooral verder…
Goede voorbereiding: dé koers van de efficiënte vergadering
De voorbereiding maakt of breekt een vergadering. Het is voor een voorzitter lastig om een groep van meer dan vijf personen te sturen. Als de koers dan verkeerd (of zelfs helemaal niet) wordt uitgestippeld, kan het zomaar zijn dat na afloop een heel andere bestemming is bereikt: geen besluiten, wèl wollige praatjes. Zonde van die waardevolle tijd, toch?
Een concrete agenda
Hoe stippel je de koers dan goed uit? Agendapunten zijn vaak niet concreet genoeg, zoals ‘visie’. Dit is veel te onduidelijk en het is dus open voor interpretatie. En hoe kan je een vergadering voorbereiden of sturen als het niet eens duidelijk is wat er besproken moet worden?
Een duidelijk agendapunt geeft dus aan wat het doe...
Nooit meer een wollige vergadering notuleren?