Deze vacature is al ingevuld. Klik op 'vacatures' voor het actuele overzicht.
Ter ondersteuning van een omvangrijk project van de Gemeente Amsterdam zoeken we een projectsecretaris (m/v).
Functiebeschrijving
Hij of zij plant afspraken tussen in- en externe deelnemers aan het project. Faciliteert workshops (ruimtes, materialen, installeren beamer, etc.), verstuurt stukken en verzamelt reacties.
De projectsecretaris beheert verschillende versies van projectdocumenten op een webapplicatie. Houdt bij welke deelnemers bij welke afstemming zijn betrokken en verstuurt agenda’s. Hij of zij maakt verslagen van de twee reguliere wekelijkse overlegvormen binnen het project. Zet inkooptrajecten op en begeleidt deze inclusief het opstellen en beheren van contracten. Neemt deel aan en notuleert tevens bij een aantal vergaderingen buiten het project.
Gevraagd
De gezochte kandidaat heeft een secretariële opleiding en minimaal drie jaar relevante werkervaring, onder meer met projectmatig werken. Hij of zij werkt secuur, accuraat en zelfstandig. Durft vragen te stellen bij onduidelijkheden en kan flexibel omgaan met veranderingen. Is in staat overzicht te houden in een complexe en rommelige omgeving. Beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk). De gezochte projectsecretaris beheerst het Microsoft Officepakket en is gemotiveerd om zich nieuwe programma’s eigen te maken (denk aan issuelog-programma’s en wiki).
Geboden
Geboden wordt een fulltime baan op uitzendbasis voor minmaal zes maanden met mogelijkheid tot verlenging.