Actuele vacatures
Breda -
Voor de gemeente Breda zoekt paSearch een bestuurssecretaresse.
Je zorgt er voor dat het bestuur volledige organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning krijgt. Je verzorgt het complexe agendabeheer en de telefoonafhandeling. Ook verzorg je de (vertrouwelijke) correspondentie en het e-mailverkeer. Waarbij je deze vanuit eigen inzicht inschat op belang en urgentie en je zo op de hoogte blijft van de inhoud van de portefeuille van de bestuurder. Je stroomlijnt en controleert de dagelijkse informatiestroom van en naar het college. Je bent het eerste aanspreekpunt bij het maken van afspraken (intern/ extern). Je ontvangt gasten, regelt koffie/ thee/ lunch/ diner en vervoer. Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving. Verder verzamel/ orden je vergaderstukken, archiveer je informatie en leg je het werkarchief voor de bestuurder aan. Daarnaast bereid je vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor. Je vormt samen met je collega’s een eenheid om diverse gebeurtenissen te organiseren.
Westland -
Voor de gemeente Westland zoekt paSearch een managementassistent Bedrijfsvoering.
Je gaat aan de slag voor het cluster Bedrijfsvoering. Dit cluster voorziet in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Je bent samen met je collega verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de gemeentesecretaris. Je gaat je bezighouden met het beheren van de agenda en het plannen van afspraken. Voor het college van B&W en het Directieteam organiseer en bereid je vergaderingen en bijeenkomsten voor. Verder beheer je de mailbox van de gemeentesecretaris. En tenslotte verzorg je de in- en uitgaande correspondentie.
Katwijk -
Voor de gemeente Katwijk zoekt paSearch een managementassistent (Ruimte en Veiligheid).
Je gaat je bezighouden met brede ondersteuning op secretarieel, organisatorisch en administratief vlak. Zoals o.a. agendabeheer (complex); inplannen van besprekingen, (stuurgroep)vergaderingen en telefoonafspraken. Maar ook organiseer en coördineer je portefeuillehoudersoverleggen voor collegeleden van B&W en ondersteun je de afdeling met zaken van diverse aard. Verder bewaak je het financiële overzicht en vervang je de andere managementondersteuners bij afwezigheid.
Amsterdam -
In opdracht van een jong, Amsterdams meubel bedrijf zoek ik samen met DesignConnector een energieke officemanager.
Je bent intern en extern aanspreekpunt op het gebied van de dagelijkse administratief- secretariële taken, zoals de telefoon, het beantwoorden van mails en het ontvangen van de klanten. Je begeleidt indiensttreding van nieuwe collega's, administreert contracten en houdt vakantiedagen/ziekteverzuim bij. Daarnaast ben je de PA van de directie: je houdt de agenda bij, boekt reizen en handelt correspondentie zelfstandig af. Je notuleert en plant de vergaderingen.