Secretaresse bestuurssecretariaat

Je zorgt ervoor dat het bestuur volledige organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning krijgt op het gebied van de postverwerking, telefoon en agendabeheer. Je verzorgt het complexe agendabeheer, bewaakt de gemaakte afspraken, zorgt voor het reserveren van een vergaderlocatie en indien nodig zorg je voor de benodigde apparatuur. Ook verwerk je uitnodigingen in de verschillende agenda’s en je archiveert deze. Verder verzorg je alle in- en externe telefoongesprekken voor de burgemeester, wethouders en directie. Dit kunnen zowel in- als uitgaande gesprekken zijn. Daarnaast verzorg en sorteer je de binnengekomen e-mails en je bespreekt deze met de burgemeester, wethouders of directie. Bovendien verzamel je intern informatie zodat de burgemeester, wethouders en directie hun speech of presentatie goed voor kunnen bereiden. Tevens draag je zorg voor het plaatsen van vergaderstukken in IBABS en het verspreiden ervan binnen de ambtelijke organisatie. Tot slot vorm je samen met je collega’s een eenheid om diverse gebeurtenissen te organiseren.